Cases

Ufokuseret eksekvering af strategi svarer til at kaste tid og penge ud ad vinduet. Mange organisationer forventer at strategien nærmest "realiserer sig selv” når retning og målsætninger er beskrevet og kommunikeret på fine plancher. Det er bare ikke strategidokumentet og opfølgningsmekanismer der siger noget om organisationens retning og evne til at sikre den ønskede forandring. Fokus handler om realistisk prioritering. Og så er det medarbejdernes adfærd og samspils kompetencer der er motoren bag realisering af strategi.

Konsulent Lisbet Mensa-Annan hjælper kunder med at operationalisere virksomhedens forandringer, så der bygges bro mellem visionære planer, gode intentioner og den daglige drift.

Udvikling og Implementering af projektregistreringsværktøj

REGION HOVEDSTADEN

RegionH_edited.png

Projektbeskrivelse

Center for Ejendomme (CEJ) varetager regionens ejendomsportefølje på cirka 2 millioner kvadratmeter med alt fra fredede ejendomme til nybyggeri. Med den eksisterende dataopsamling er det vanskeligt og ressourcekrævende at skabe et konsolideret overblik projektporteføljen.


Der var behov for at skabe et samlet overblik over CEJ’s bygge- og driftsprojekter på tværs af matriklerne samt sikre ens arbejdsgange på tværs af funktioner og interesser. I efteråret 2019 igangsættes projektet, der har til formål at udvikle og implementere ”Fælles projektregistreringsværktøj, projektdatabase og projektrapportering i CEJ”.

Udfordring

  • Der findes en lang række forskellige projektlister, værktøjer og uens arbejdsgange, hvor dataopsamling om projekters status i høj grad sker manuelt og håndholdt

  • Der skal besluttes en fælles struktur hvor projektdata på tværs af CEJ’s projektportefølje registreres og vedligeholdes

  • Værktøjet skal understøtte smidigt samarbejde på tværs af funktioner og interesser 

  • Kritikalitet for en løsning er høj, samtidig ønskes udviklingstid begrænset

  • I udviklingen af løsningen skal der sikres koordination med andre udviklingsprojekter og allerede etablerede systemer

Proces

  • Lisbet indtræder som projektleder ultimo oktober 2019

  • Brugergruppe interviews for at prioritere behov, krav og ambitionsniveau

  • Workshops om optimering af processer der sikrer kvalitet i prioritering, finansiering og godkendelse af projekter

  • Konceptualisering af en samlet løsning ud fra et helhedsorienteret og brugermæssigt perspektiv 

  • Opsamling og analyse af eksisterende projektdata i forbindelse med konvertering til en ny fælles database

  • Sparring på forandringsledelse ved tværgående samarbejde med mange interessenter 

  • Workshops for træning af brugere i forbindelse med Implementering af nyt projektregistreringsværktøj og rapportering

  • Pilottest af den udviklede løsning inklusiv tilpasninger efter brugerønsker

Resultat

  • Projekt kommissorium udarbejdet og godkendt

  • Udarbejdelse af kravspecifikation og forretningsregler

  • Governance model indeholdende beslutningsprocesser, roller og ansvar præsenteret og godkendt 

  • Teknologivalg, funktionalitetsbehov, datamodel m.v. præsenteret og godkendt

  • Projektplan for udvikling og implementering af løsning præsenteret og godkendt

  • Udvikling af projektregistreringsværktøj, database og rapportering i samarbejde med teknisk samarbejdspartner

  • Udrulning og implementering af godkendt løsning

  • Aflevering og overdragelse til intern forankring af ejerskab i februar 2021

Interim Generalsekretær

MERCY SHIPS DANMARK

Projektbeskrivelse

Foreningen Mercy Ships, Danmark, er en NGO indsamlingsorganisation, og en del af et internationalt netværk, som ejer og driver verdens største ikke-statslige hospitalsskibe. Den danske del af Mercy Ships har en række dedikerede frivillige, og en dygtig organisation på ca. 4 ansættelser, fordelt på ca. 2,5 årsværk. Det er et stort mix af opgaver at drive ”maskinrummet” i en NGO, da opgaver spænder over hele spektret – lige fra kvalificeret myndighedskontakt, markedsføringsarbejde, fundraising med bl.a. ansøgning af store donationer fra fonde, budget- og økonomistyring til at sørge for at der er toner til printeren.

 

I sensommeren 2019 blev foreningen ramt af en langtidssygemelding fra foreningens  Generalsekretær. En organisation af den størrelse er ekstrem sårbar, når den daglige leder og nøglemedarbejder mangler, så foreningens bestyrelse besluttede, at der skulle ansættes en interim Generalsekretær.

mercyships_edited_edited.jpg

Udfordring

  • Opretholde den daglige drift og ledelse

  • Mentor for langtidssygemeldt Generalsekretær

  • Samarbejde og konflikthåndtering der sikrer foreningens fremtid

Proces

  • Lisbet tilknyttes som interim Generalsekretær (01.11.2019 - 01.04.2020). Qua sideløbende kundeforløb var opgaven på deltid.

  • Varetager alle strategiske- og driftsopgaver i samarbejde med bestyrelse, medarbejdere og frivillige

  • Reorganisering forelagt og godkendt af foreningens bestyrelse

Resultat

  • Prioriteret driftsindsats, der sikrer fokus og retning under ”krise”

  • Optimering af organisation og processer undervejs

  • Den tidligere Generalsekretær blev raskmeldt, og blev tilbudt og accepterede en anden stilling

  • Rekruttering og onboarding af ny Generalsekretær

  • Stabil drift, fastholdelse af vigtig viden og stærkt tværgående samarbejde mellem tidligere og ny Generalsekretær

Behovsanalyse - fælles projektdatabase

REGION HOVEDSTADEN

RegionH_edited.png

Projektbeskrivelse

Center for Ejendomme (CEJ) varetager regionens ejendomsportefølje på cirka 2 millioner kvadratmeter med alt fra fredede ejendomme til nybyggeri. CEJ blev til i 2017, da man samlede alle kompetencerne inden for bygningsdrift på tværs af regionen i ét stærkt kompetencecenter.

 

Siden CEJ’s opstart har der været mange overvejelser om behovet for en fælles projektdatabase, hvor alle bygge- og driftsprojekternes data samles på tværs af hospitalernes administrations-enheder. I sommeren 2019 blev Renoveringsprogrammets behov for overblik og rapportering på tværs tydeligt, og man igangsatte en behovsanalyse.

Udfordring

  • Meget ressourcekrævende og håndholdt proces at skabe overblik over Renoveringsprogrammet projekter på tværs af ejendomsporteføljen

  • Mangel på transparens i data da al projektdata ligger lokalt i mange forskellige excel ark

  • Mange interessenter med forskellige ambitionsniveauer

Proces

  • Lisbet igangsatte behovsanalysen i Juni 2019 og afleverede anbefaling ultimo September 2019

  • Afdækning af muligheder og barrierer i det forretningsmæssige landskab

  • Interessent interviews for at afdække baggrund, forudsætninger, formål og målsætning

  • Interessent interviews for at afdække kritikalitet, processer, funktionskrav, teknologisk samspil  samt organisatorisk modenhed

Resultat

  • Samlet analyse udarbejdet og præsenteret for interessenter

  • Konklusion/anbefaling med faseopdelt udvikling præsenteret og godkendt

    • Minimum målsætning vs. udviklingstid for at imødekomme kritikalitet

    • Krav til forandringsledelse for at sikre høj brugeranvendelse

  • Projektplan for udvikling af fælles projektdatabase samt oplæg til CEJ Governance light model  præsenteret og godkendt

Koncept for Program eksekvering

(Renoveringsplan på 7,2 mia.)

RegionH_edited.png

REGION HOVEDSTADEN

Projektbeskrivelse

Center for Ejendomme (CEJ) er bygherre på Region H’s ejendomsportefølje på cirka 2 millioner kvadratmeter. Regionsrådet afsatte i 2018 syv milliarder kroner over de næste ti år til at renovere Region Hovedstadens hospitaler, og denne nye opgave – Renoveringsprogrammet – skulle etableres og forankres. I takt med at programmets omfang udviklede sig, blev Lisbet hyret ind til at operationalisere udviklingsarbejdet.

Udfordring

  • Sikre struktur på eksekvering af Renoveringsprogrammet

  • Sikre styring af fremdrift samt rapportering til interessenter

  • Organisatorisk forankring af Renoveringsprogrammet, der har mange interessenter på tværs

  • Professionalisering af arbejdsgange på tværs af CEJ

Proces

  • Lisbet blev hyret ind fra April 2019 til November 2019 for at ressourcedække Renoveringsprogrammet i forbindelse med en planlagt sygemelding samt en rekrutteringsperiode, indtil en nyoprettet stilling som Programchef blev besat

  • Udarbejder scope for program på baggrund af analyse fra Rambøll om ejendommenes tilstandsgrader

  • Design af den samlede styringsmodel for Renoveringsprogrammet

Resultat

  • Programspor defineret, drejebog, årshjul m.v. udarbejdet 

  • Koncept for prioritering af renoveringsprojekter, definition af interne begreber (fælles sprog) m.v.

  • Styregruppe konstitueret og sparring på organisatorisk forankring 

  • Tavlemøde struktur for effektiv monitorering/koordinering af fremdrift 

  • Faciliteret samarbejdsfora med fokus på samtidighedskoordinering af projektudførsel på tværs af Generalplanlægning, Energiprogram og Renoveringsprogram

Produktudvikling af seminar og online forløb

CHOK RELEASE

chok.png

Projektbeskrivelse

Lisbet tog i foråret 2019 del i et Chok Release projekt “Et bedre liv – forløs dit Chok” finansieret af Offerfonden. Lisbet blev hyret ind af Chok Release stifter Nadia Ferhat, uddannet Psykoterapeut, for at lave en strategi- og eksekveringsplan for projektet. Projektet bestod af to indsatser til to målgrupper: et onlineforløb for ofre samt et seminar for fagfolk. Formålet bag projektet var, at både chok ofre og fagprofessionelle skulle klædes på til at kunne identificere symptomer tidligt og forstå chokmønstre og adfærd.

Udfordring

  • Få oversat Nadias viden og erfaring om Chok til et omsætteligt produkt

  • Skabe struktur og rød tråd på online moduler

Proces

  • Målgruppeanalyse og segmentering

  • Strategi- og eksekveringsplan

  • Storyline content for begge indsatser​

Resultat

  • Produktudvikling af seminar og online forløb

Online forløb

4-ugers forløb med formål om øget kendskab til chok, lære at identificere chok og at genkende egne chokmønstre og adfærd.
 

Målgruppe: ofre for forbrydelser eller trafikulykker
Output: bekræftning/afkræftning af chok symptomer

Chok Release seminar

4x seminar om chok med opfølgning efter 2 uger med formål om at udbrede og styrke viden om chok-reaktioner.

 

Målgruppe: fagprofessionelle, der er i kontakt med ofre for trafikuheld eller forbrydelser

Output: dialogværktøjer til identificering af chok symptomer og til formidling af effekterne ved at få et chok forløst